Hvilke oppgaver har styret?

Du har kanskje lurt på hva styret egentlig gjør? Her har vi laget en oppsummering av arbeidsoppgavene styret i vårt borettslag har i løpet av året.

Å sitte i et styre i et borettslag betyr at du skal forholde deg til mange arbeidsoppgaver. Styret har ansvar for å lede og drifte borettslaget. Det innebærer blant annet:

Kalle inn til og holde styremøter, der større og mindre saker som omhandler drift i boligselskapet tas opp og besluttes
Kalle inn til og gjennomføre generalforsamling/ekstraordinær generalforsamling
Gjennomføre vedtakene som er bestemt på generalforsamlingen
Økonomistyring gjennom budsjettering, regnskapshåndtering og godkjenning av kostnader/faktura
Planmessig vedlikehold
Håndtere HMS-oppgaver
Forvalte husordensregler,
Godkjenning av nye andelseiere
Sikre trygge og gode boforhold

Mye av styrearbeidet følger et årshjul, der mange faste oppgaver skjer til samme tid hvert år.

Styret i vårt borettslag har som mål at alle styrets beslutninger skal være enstemmige. Du skal altså ikke behøve å tenke over hvem av styrets medlemmer du kontakter for å få avgjort en sak, eller svar på noe.

Økonomi og daglig drift

Styret skal sørge for vedlikehold av borettslaget eller sameiet, og sørge for at den daglige driften av borettslaget ivaretas. Styret er også ansvarlig for borettslagets økonomi. Styret har et visst handlingsrom, slik at de kan inngå avtaler, gjøre anskaffelser, uten å til enhver tid måtte spørre resten av beboerne. Dette er det vi kaller «styrets kompetanse». Generalforsamlingen godkjenner regnskapet, noe som betyr at de kan kontrollere at pengene er brukt på en god måte.

Generalforsamlingen kan også legge føringer for hvilke oppgaver styret skal arbeide med i den kommende perioden etter årsmøtet.

Styreleder og nestleder gjennomgår og godkjenner fakturaer, og signerer avtaler med firmaer som utfører oppdrag for borettslaget.

Når det selges boliger, mottar styret alltid forespørsel fra USBL om å godkjenne nye andelseiere. Det betyr at vi mottar e-post fra USBL, sjekker hvem kjøper er, signerer et dokument og sender tilbake. Nye eiere mottar et velkomstbrev fra styret ved innflytting, med informasjon om kontaktmuligheter og husordens- og parkeringsregler.

Vi får også inn en del tilbud om utførelse av tjenester. Mange av tilbudene ser vi bare kjapt på og avslår uten å gi svar, men noen ser vi mer på, om de gjelder tiltak vi ser på. Det kan være renholdstjenester, driftstjenester, tilbud om spyling av rør, skadedyrbekjempelse, og mye annet. Da kan det hende vi bruker tid på å vurdere tilbudene, invitere til besøk for befaring.

PERSONALANSVAR

Styreleder har personalansvaret for vaktmesteren. Det betyr oppfølging av arbeidsoppgaver, oppfølging med NAV ved sykemeldinger, lovpålagte medarbeidersamtaler, oppfølging for å sikre vaktmesteren et godt arbeidsmiljø.

KOMMUNIKASJON

Mye av kommunikasjonen med beboerne gjøres av styreleder, slik det er i dag. Dette er noe det enkelte styre kan organisere selv, men ofte faller det mye kommunikasjonsarbeid på styreleder og nestleder. Uansett er alle avgjørelser basert på felles beslutninger i styret.

I vårt borettslag produserer vi nyhetsbrev, som kommer med ujevne mellomrom, og vi sender ut sms/e-post til beboerne. Dette har blitt viktige kanaler i disse tider med økt fokus på smittevern.

Informasjon gis også via dette nettstedet. Gjennom disse kanalene får du innsikt i en del av de oppgavene vi til enhver tid arbeider med.

Samtidig besvares henvendelser på e-post, sms, og via telefon.

KONTAKT MED BEBOERNE

Den enkelte oppfordres til å kontakte styret for å få svar på de spørsmål man har, eller for å foreslå tiltak som kan iverksettes. For å sikre sporbarhet, ønsker styret at det meste av kontakten foregår per e-post. Dersom man har noe som krever akutt handling, kan styremedlemmene selvsagt kontaktes på mobiltelefon. Det siste bør holdes til et minimum.

Alle henvendelser besvares, men kan av og til ta noe tid, da styrets medlemmer stort sett har heltidsjobber, barn og annet som tar tid.

Noen saker kan avgjøres på stående fot, mens andre er av en slik type, at styret ønsker å behandle dem på et møte. Atter andre kan ordnes ved enklere e-postdiskusjoner internt i styret mellom styremøter.

Borettslaget har 92 boliger. Det betyr at det ikke bare er du som kontakter styret. Pågangen kan variere sterkt i løpet av året. Styret må prioritere hvilke saker som skal prioriteres. Vi forsøker å besvare alle henvendelser på en skikkelig måte. Dette betyr at det går med en del tid til dette. Det kan også bety at ønsker om individuelle møter alltid vurderes opp mot eventuelle andre løsninger, som beboermøter, infoskriv eller annet.

VEDLIKEHOLD, REHABILITERINGSARBEID, HMS, FORSIKRINGSSAKER

Borettslaget består av over 40 år gamle bygninger, med et stort behov for oppgradering og vedlikehold, grunnet flere tiårs forsømmelser.

Dette har utløst noen store vedlikeholdsprosjekter de siste årene. De har krevd mye ekstra arbeid for styret, med bestilling av kravspesifikasjoner, bestilling av prosjektledelse, anbudsinnhenting, kontraktering av entreprenør, og påfølgende oppfølging gjennom prosjektets forløp. Dette innebærer av og til blant annet møter, i arbeidstida, med entreprenør og andre, en rekke spørsmål som må besvares innenfor korte tidsfrister, på telefon, sms, e-post.

VANN OG AVLØPSSAKER

Fortsatt får styret meldinger om lekkasjer fra toalett/bad, som følge av at en del bad ikke er godt nok vedlikeholdt eller pusset opp. Selv om det er ditt eget ansvar å sørge for at badet holder tett, blir det noen utgifter som faller på borettslaget. Dette kan i sin tur påvirke forsikringspremien vi må betale. I tillegg går det med en del tid for styret, og delvis vaktmesteren, for å få opprettet og avslutte slike saker.

Styret driver vedlikeholdsarbeid av bygningsmassen gjennom hele året, følger en plan for HMS-arbeid, altså helse, miljø og sikkerhet. Det kan være å sikre frie rømningsveier i oppgangene og på veinettet i området, sikre at lekeplassutstyret følger krav til standard, at det elektriske nettet holder mål, og mye mer.

DUGNADER

Styret arrangerer dugnad to ganger i året. Dette er en fin måte å bli bedre kjent med naboene dine, og til å holde utgiftene til vedlikehold nede. Vi rydder fellesområder, plukker opp søppel, gjør mindre håndverksting, i den grad vi kan, som noe snekring, maling, utskifting av råtne bord i gjerder og liknende. Alle kan bidra med noe, og alle er velkomne!

DOKUMENTASJON

Rapporter, avtaler, kontrakter, lagres av styret i USBLs dokumentsystem på borettslagets styreportal. Dette sikrer historikken og sporbarheten i saksgangen, og letter arbeidet for det neste styret.

KONFLIKTHÅNDTERING

Av og til oppstår det uenigheter eller konflikter mellom beboere. Styret har som policy at alle slike situasjoner søkes løst på lavest mulig nivå. Styret ønsker ikke å ta på se en rolle som et slags borettslagsordensvern. Dette betyr at om du kommer i en slik situasjon, vil bli spurt om du har forsøkt å ta opp problemet med den eller de det gjelder. Først når slike tiltak har vært forsøkt, vil en av styrets medlemmer ta kontakt med partene for å søke å finne en minnelig løsning.

Av og til oppstår det uenighet om styrets håndtering av en sak. Det er ikke unaturlig, med så mange ulike beboere og medfølgende ulike syn på hva som er riktig avgjørelse. Det sier seg selv at alt dette stiller krav til styret om saklig og god behandling av sakene.

Heldigvis er det i dag få av noen av de ovenstående sakene.

STYREMØTER

Alle disse sakene behandles før eller siden på styremøter også. Hos oss har vi som regel 10 møter i året, på slutten av hver måned. Disse møtene har en varighet på i gjennomsnitt to timer. I forkant kaller styreleder/nestleder inn, etter å ha gjennomgått hvilke saker som må tas opp, og forbereder dokumenter og annet til hver sak. Styremedlemmene får oppgaver de bes om å løse, ofte fordelt ut fra den enkeltes egen spesialkunnskaper, om de passer til saken. De forbereder også møtet for sine saker. Alle forventes å ha lest bakgrunnsdokumentene, slik at beslutningene blir fattet på et så godt grunnlag som mulig.

Hvilke oppgaver har styret?

Del med noen:

Lik dette: